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如何在 Excel 中创建可搜索数据库

在大多数情况下,您可能习惯于使用Microsoft Excel执行诸如准备报告,预测和预算之类的任务。但是,Excel 的功能要强大得多。它可用于创建可搜索的数据库– Excel数据库。

Excel的数据库功能非常强大。事实上,不仅可以使用 Excel 来创建 简单的可搜索数据库,也可以用来创建适当的关系数据库。关系数据库由与其从表(也称为子表)链接的主表组成。

关系数据库如何工作?

电子表格 以使其易于与数据库兼容的方式构建。根据 PC World 的说法,至少,数据库只是连接的项目的集合。这几乎就是电子表格。当数据库中的项目相关联时,它们会在多条记录的组内创建记录。一条记录可以等同于电子表格中的一行,而记录的集合可以等同于电子表格中的表格。连接很难忽略。

当拥有电子表格时,可以说它本身就是在查看数据库。但是,它绝对不是关系数据库。为了创建关系数据库,您需要将主电子表格与从电子表格或简单表结合在一起。

数据库示例

举例来说,您决定将自己的身份证明文件记录在计算机中,并且也要这样做或其他个人的文件。如果这是您的驾照,它就是 DMV 中许多其他人的驾照之一。在您的许可证上,将包含详细信息,例如您的姓名,身高,体重,性别,头发和眼睛的颜色,出生日期,地址,签发和到期的日期以及许可证的类别。

您会注意到,姓名、性别、地址和总体描述可能会被多人共享。这就是为什么有许可证号使每个许可证都唯一的原因。用数据库的话来说,这就是所谓的“关键字段”,它用于将数据库连接到与其关联的其他数据库。这些也称为关系数据库。

主数据库

主数据库将包含您的驾驶执照的所有详细信息。将有一个或多个子数据库,其中将包含与特定个人有关的更多信息,这些信息将使用“关键字段”进行标识。有些可能有个人的驾驶违规行为,而另一些可能有他们以前拥有的地址,依此类推。用数据库的话来说,这种关系被称为 一对多关系 因为每个驱动程序可以有许多不同的地址和违规行为。但是,地址和违规只能链接到单个驱动程序。

还有其他类型的关系,例如一对一和多对多——例如,包含客户及其享受的折扣率的数据库。由于每个客户一次只能享受一个折扣,因此这是一对一的关系。如果数据库由客户和他们购买的产品组成,那么客户可能拥有多个产品,并且产品可能由多个客户购买——这将是一种多对多关系。

关系数据库有什么用?

您可能需要这样一个数据库的最明显原因是避免在每个电子表格上重复您的数据。这可能会占用大量资源,尤其是在时间方面。但是,使用数据库的最重要原因是它使您能够使用过滤器查询数据,以便查找特定信息并使用它来生成报告。

如何在 Excel 中创建一个简单的数据库

创建一个 可搜索的电子表格 是描述您的数据。您将需要标签来描述您的数据,这些标签将进入表的第一行。让我们将其作为电子表格的第一行。标题的目的与适当数据库中字段的目的几乎相同。电子表格中的每一行将定义一个数据库记录,而每一列将具有属于一个类别的值。

第一行的行标题需要冻结。为此,请单击位于第二行右边缘的行标题。转到 Excel 应用程序顶部功能区上的“查看”选项卡,并在该选项卡上查找“冻结窗格”部分。它的下方是一个箭头。单击该箭头,然后在出现的下拉菜单上选择标有“冻结顶部行”的选项。这意味着即使您滚动浏览电子表格,顶行也始终可见。这样,您就知道所有内容都属于哪个数据类别。

输入你的数据

现在是输入数据的时候了。在您认为需要的尽可能多的行中进行。箭头键应该可以帮助您浏览电子表格,同时确认您输入任何单元格应该像按回车键一样简单。您可能已将数据输入到另一个由制表符分隔的文档中,例如在Microsoft Word中。在这种情况下,您只需将其复制并粘贴到电子表格中即可。要将其粘贴到数据库中,请单击单元格 标记为 A2 并按 Ctrl + V 在键盘上。数据将粘贴到标题下方。

工作表的左上角有一个按钮,可用于选择电子表格中的所有单元格。在列标题和行标题相交的位置找到此按钮。 点击 在此按钮上,将选择工作表中的所有单元格。在功能区上 切换到“数据”标签。 在那里您会找到标有 “排序和过滤。” 您会发现一个类似漏斗的按钮,称为 “筛选” 按钮。 点击 在上面。

在列中使用过滤器

在任何列标题的右侧,当您将光标定位在那里时,您应该会找到一个箭头。单击它,您将获得一个菜单,其中包含可用于过滤该列中的内容的选项。您可以对文本和数字使用过滤器,也可以按升序或降序排序,或者仅显示满足过滤条件的给定列中的行。

前面有一个复选框 “全选'。取消选中 然后激活要用于过滤数据的值旁边的复选框。仅包含那些值的数据。

根据条件过滤

如果您想根据条件进行过滤,请从以下任一菜单中选择一个公式 “文字过滤器” 或者 “数字过滤器。” 您可以选择两个特定值之间的值,或者大于或小于给定值等。有按钮用于 “和”“或者” 每个条件,以便您可以将条件组合为互斥或累加的。

点击 在标有按钮的按钮上 “好的” 以便过滤您的数据。在您选择的列中,您只会看到与过滤条件匹配的行。

关闭过滤

如果要关闭过滤器,请单击要关闭其过滤器的给定列标题右上角的过滤器按钮。这样您就可以关闭该列的过滤,而不会影响电子表格的其余部分。如果您想简单地关闭所有过滤 选择 标有选项的选项 “清除” 您的所有数据将恢复为原始状态。

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