根据美国国税局的规定，W-2 表格应在不迟于 1 月 31 日之前邮寄给员工，用于获取上一日历年的表格。尽管员工可能不会在此日期收到邮件，但必须（至少）在这一点上将其发送出去。对于不遵循此特定协议的公司，可能会导致后果。
避免心怀不满的员工
除了您可能因未能及时发送 W-2 表格而与国税局 (IRS) 遇到的任何官方问题外，您可能还需要与一群非常心怀不满的员工打交道，其中许多人可能希望报税表。员工不仅可以向您投诉，还可以向IRS投诉，如果对此问题进行了无数投诉，则可能会刺激对您公司的进一步调查。
国税局精细评估
美国国税局根据您提交 W-2 表格的延迟时间错开罚款。对于在截止日期后 30 天内提交的 W-2，每张表格处以 50 美元的罚款，对于小型企业，最高罚款为 187,500 美元。对于在 8 月 1 日之前但迟于 30 天提交的表格，罚款将攀升至每张表格 100 美元，最高罚款为 536,000 美元。对于8月1日之后提交的表格，每份表格的最高罚款为260美元，最高为每年1,072,500美元。
确保准确的表格
除了按时发送 W-2 表格之外，您还必须确保所述表格准确无误。根据IRS网站，如果您向IRS提交W-2表格，声称您已向特定员工支付了一定金额的钱而您未支付，则该人有权起诉您要求赔偿。每张表格最高罚款530美元。您还可能因提交虚假文件而被罚款 5,000 美元，并可能受到刑事指控。
记录和交流
有时，如果你至少让你的员工知道你的 W-2s 落后了，但正在努力让他们离开，那么不满可能比你什么都不说要少。此外，如果您在截止日期前寄出 W-2，但由于地址错误或旧地址而退回给您，请不要打开它或将其扔掉。把它放在员工的档案中并保存起来，以防他在路上联系你索取表格；您至少有证明您尝试发送它。
