撰写商务信函要求您遵守某些礼节规则，以保持专业形象。如果可能的话，您应该按姓名称呼收件人，而不是发送普通信件。给男人写信时，称呼他为“先生”。是一种常见且可以接受的做法。但是，如果您要向女士发送商务信函，则选择称呼可能会更加复杂。
商务信函的内容
商业信函的内容很重要。一般而言，您的信函中包含的信息应以简洁的方式书写，并清楚地说明您希望传达的信息。在发送之前，请先仔细校对，以确保您的信件没有错误。在您的称呼之前，包括一个主题或参考行，以提醒读者您的邮寄目的。
常见的商务问候以“亲爱的”开头，无论接收者的性别如何，然后是头衔和姓氏。在信的末尾，在您输入的姓名和职位上签上您的名字和姓氏。除非您和收件人彼此非常熟悉，否则请始终使用名字和姓氏。
已知婚姻状况
如果您知道女性收件人是单身，则可接受的标题为“女士”。或姓氏前的“小姐”。对于已婚妇女，“太太”。和“女士”。是适当的地址条款。一些已婚女士使用与丈夫不同的姓氏。如果这封信是发给他们两个的，则您的称呼应使用两个名字，例如“琼斯先生和史密斯夫人（或史密斯女士）”。如果您收到一位女士的来信或询问，以她丈夫的名字称呼自己，那么您的回复信可能会以同样的方式寄给她，例如“Kenneth Jones 夫人”。
未知状态或名称
在写给婚姻状况不明的女性的商务信函中，您可以称呼她为“女士”。后面跟着她的姓。如果您不确定某人的性别，请在商务信函中使用全名，例如“Dear Jordan Jones”。如果您要寄信给女性目标市场并且没有个人名字，请给“亲爱的女士”写一封信。但是，如果使用此人的姓名而不是通用替代名，您可能会对自己的要求有更好的反应。
使用专业头衔
适当地使用女士的专业头衔在商业信函中为女士讲话，例如“史密斯总督”，尤其是在不确定接收者是否是女性的情况下。如果您不知道她的婚姻状况，这也适用。如果女士已婚且丈夫有头衔而妻子没有头衔，则这封信可能会写给“琼斯博士和琼斯夫人”。例如，如果配偶双方都是医生，您可以在称呼中使用他们的名字，例如“Drs. Joseph and Catherine Jones”。
