采购订单是供应商和买方之间具有法律约束力的文件。它详细说明了买方同意以特定价格购买的物品。它还概述了买方的交货日期和付款条件。采购订单计算机系统使采购过程更加高效，并允许更好的库存和付款跟踪。
采购订单的目的
采购订单通常在购买者希望通过帐户购买供应品或库存时使用。这意味着供应商将在付款之前交付或运送已购买的物品，并以采购订单作为其风险保护。除了法律保护，采购订单在库存管理和付款跟踪中都非常重要。采购订单可帮助供应商将订购的库存与已发货和现有库存进行比较，以确保准确性。
它们还允许供应商跟踪何时按特定订单付款。买家持有他们下达的订单副本，以监控物品的及时接收。
提交采购订单
采购订单通常由买方通过采购部门准备。通常使用电子软件系统完成此过程，从而可以更好地跟踪和以电子方式将订单提交给供应商。采购订单或PO通常包含一个PO编号，该编号可用于使装运与购买相匹配；发货日期；帐单地址;送货地址;以及要求的项目，数量和价格。软件程序通常每个关键数据都有一个输入字段。购买者只需在处理和发送订单之前填写这些字段即可。
采购订单处理
买方提交订单后，将创建正在进行的购买。订单状态一直在进行中，直到买方的仓库收到订购的物品为止。实际收到库存后，通常会将其扫描到库存中并与正确的采购订单匹配。采购订单被标记为已处理或需要付款。
买方在付款时即完成了对购买的责任。为确保付款准确入账，付款时应注明采购订单号或公司帐号。
供应商使用采购订单
供应商使用采购订单进行订单履行和付款处理。收到订单后，采购订单将用于提取购买的库存以进行包装和运输。提取库存后，将根据项目订单准备发票并准备发货。在装运产品时，供应商将装运记录在其库存系统中。
采购订单以电子方式提交，并且通常也提供纸质副本。该订单被标记为已完成或等待付款。设置了重要的付款提醒日期和截止日期。这对于供应商良好的付款监控和信贷政策的执行很重要。
