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POS机的定义

在某些行业中,供应商完全根据采购订单或详细的采购合同工作,但是大多数企业需要单独完成交易。根据您的行业,您可能会接受现金、支票、卡或三者的随机组合。任何以销售为导向的业务最基本的需求之一是一种制作和记录销售的方式,这就是 POS 机的用途。

什么是POS机?

POS的全部含义是“销售点”,换句话说,它是您完成交易的地方。该术语本身可以有几种不同的解释。从狭义上讲,这意味着收银机旁边的终端可以处理信用卡和借记卡,以及您在公司接受的任何礼品卡。更多时候,当您谈到 POS 机时,您会想到整个终端,它具有信息丰富的屏幕并且能够处理各种支付类型。也有很多专用POS设备,它们位于简单的卡终端和全面的全口径POS系统之间。无论您的需求是将您带到高端还是低端,每台 POS 机都需要处理一些相同的基本功能。

基本POS功能

最初的 POS 机是一个简单的收银机。按照现代标准,它并没有做太多事情,但是它确实记录了收银员进行的每笔交易。从那以后,只要您知道开始一天的钱是多少,就可以算出是否有任何钱丢失。您的每日总计向您显示了销售额是增长还是下降,并且通过计算交易次数,您可以算出平均销售额。如果您知道开始存货的美元价值,则还可以从销售总额中倒退,以了解是否由于存货盗窃或未记录的销售而亏钱。这些都是POS的基本功能,甚至最早的收银机也使经营基于销售的业务变得更加容易。

随着时间的流逝,收银机变得越来越强大。可以对它们进行编程,将适当的税金添加到售价中,这样您就不必手动计算它们,而且它们还可以出于会计目的记录税额。他们可以提供按产品或产品类别分类的小计,最终-随着计算机变得更便宜且普遍可用-它们被设计为与计算机化的后端软件进行交互。这就是传统的收银机转变为销售点系统的关键点,正如我们今天所使用的那样。

零售POS系统

现代化的零售POS机看起来已经超出了老式收银机的基本功能,即使看起来像外面的收银机。在祖先收银机上,您需要手动输入每种产品的价格;现在,价格已经预先编程到系统中,并且可以从条形码扫描仪中读取。这大大减少了出错的可能性,并且还提高了销售报告的准确性。可以将POS终端设置为以对您有意义的任何方式跟踪和记录您对产品和服务的销售,通常,这直接与您的会计软件相关联,因此信息始终在您的指尖。

POS机本身看起来仍然像是一个收银机,下面有一个收银机,一个传统的键盘装置以及一个内置的收据打印机,该打印机使用一卷窄纸打印票据。某些系统采用不同的方法,将一台小型计算机和现金抽屉放在柜台下,并使用计算机样式的键盘输入任何不是来自条形码扫描仪的数据。另一种POS机完全取消了键盘,使用触摸屏输入信息。您使用的终端样式并不是最重要的事情。所有这三种类型,以及更专业的利基终端,都可以充当真正运行您的商店的软件的前端。

交易只是起点

进行销售是POS机最基本的操作,但是您不需要复杂的设备。如果需要的话,你可以用一支笔和一本收据簿来做,而且有很多小运营商正是这样做的。手动跟踪事务的问题在于这很耗时,并且限制了公司的发展。现代化的计算机化POS系统旨在简化您对所有销售信息的访问,以用于会计和管理。将原始销售数据转化为可管理数据的能力才是您真正需要付出的代价。

简化会计和报告

现金流可能是企业的生命线,但信息是骨子里的筋骨,这就是一个好的POS系统会发光的地方。通过将数据导出到您的会计系统,或者-理想情况下-通过直接集成到您的会计软件中,它可以将您所有的销售信息直接交给您的会计师。消除了数据输入的额外步骤,可以使您更快地报告,并且绕过了错误可能会渗入到您的会计中的观点。您的所有销售数据每天都触手可及,通常是最新的,因此您做出的管理决策将始终基于可靠的信息。

您是否想知道在每个位置或每个部门中哪种产品或类别最畅销?哪个班次或哪个销售人员负责运送最多的产品?有多少客户利用了您最近的优惠券优惠或仅在某个特定地方刊登广告的产品而来?您的POS系统应该告诉您那些事情,或者应该能够以最少的调整来告诉您。

永续盘存

POS 系统将为您做的另一件事是为您提供有关库存水平的最新信息,这一点非常重要。计算机会记录您在此期间的初始库存,然后监视销售出去和收到的订单,因此在任何给定的时刻,计算机上显示的库存应该是最新的。这就是所谓的“永续盘存”,它既方便又是主要的管理工具。如果您有准确、最新的库存,并且对未来几周或几个月的销售额有可靠的预测,那么您只能订购您可能需要的库存。

只订购你需要的东西,当你需要它时——你会看到它被描述为“及时”订购——可以真正改变游戏规则。您的现金资源不会被过多的库存所束缚,您将需要更少的仓储空间,并且您不太可能发现自己标记过时的商品只是为了摆脱它。

库存盘点管理

一些 POS 系统也可以帮助您进行实物库存管理。他们将按类别,地理位置或您认为重要的任何其他标准来跟踪您的传入产品。当需要计算您的实际库存,然后将其与计算机的永续盘存进行比较时,您的 POS 可以告诉您在哪里查看以及在任何给定部分应该有多少。如果您将产品存储在不同的位置,并且一个仓库显示的丢失或放错位置的产品比其他仓库更多,则表明您在该特定位置可能存在安全性或盗窃问题。即使事实证明这是简单的粗心大意,您也可以根据这些有用信息采取行动,以确保每个人都遵循相同的过程。

客户关系管理

与会计和库存管理一样重要,成功的业务不仅仅在于盘点。您与客户互动的方式以及您对他们的了解,可以成就或打破您对长期增长的希望。许多POS系统会随着时间的推移跟踪客户的购买历史,您可以开始了解谁是您的最佳客户,以及哪些新产品可能吸引他们。如果没有计算机的帮助,有时很容易会忽略那些没有固定需求的客户,这些客户虽然是稳定的客户,但是却没有引起足够的轰动,以至于令人难忘,但它们通常是您业务的支柱。

酒店POS系统

POS系统不仅限于传统的基于销售的业务。它们在酒店业中也很重要,在那里它们被用来处理更复杂的情况。例如,在餐厅,系统必须跟踪下的订单,并为厨房工作人员打印票,让他们知道要准备什么。复杂的系统可以更进一步,为厨房中的每个工作站打印单独的票证,以便每个单独的厨师都有一份个人的订单清单。该系统还必须能够跟踪小费,餐饮费和各种其他特殊费用,以及跟踪通常的销售价格和税金。

最强大的餐厅 POS 系统还可以提供零售商喜欢的库存管理帮助。在这些情况下,标准菜单中的配方都将预先输入到计算机中。如果您的客户想要在给定的晚上订购213份香蒜虾虾招牌菜,该系统可以调整您的库存水平,以向您显示配料供应中产生的凹痕。您将始终知道何时以及需要多少订购。

POS卡处理终端

梦想一下就拥有所有这些功能真是太好了,但是实际上,并不是每个企业都需要一个完整的POS系统,尤其是在开始时。您现在使用老式的收银机可能还不错,尤其是如果花钱购买豪华的POS系统会使您在其他重要事情上(如库存和工资单)缺乏资金的话。在这种情况下,您真正​​需要的只是一个卡处理终端。任何人都可以接受现金和支票作为付款方式,这些简单的 POS 机还让您可以选择使用信用卡、借记卡和礼品卡。

在某些情况下,即使是复杂的POS系统也会做出务实的决定,使用单独的卡处理终端。如果您将该功能内置到显示器或键盘中,则升级该功能的唯一方法是更换显示器或键盘,这通常是一项昂贵的选择。使用单独的终端,当新技术出现时,例如基于芯片的卡或触碰支付卡,您只需让您的支付处理服务更换或更新终端。

移动卡处理终端

移动企业甚至可以通过多种方式接受卡支付,如果您是工匠或农贸市场供应商,或者您经营出租车或送货业务,这将非常方便。例如,如果您有一家披萨餐厅,那么为您提供常规卡处理终端的公司可能会为您的送货司机设置电池供电的移动版本。那些使用手机技术,带有 SIM 卡和移动数据,因此您可以在有蜂窝信号的任何地方接受付款。

您甚至可以在手机或平板电脑上添加小型读卡器或“加密狗”,以便将其用作简单的POS设备。读卡器可从许多供应商处获得,并且它们通过Square和PayPal等服务以及通过常规服务提供商接受付款。

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