在业务中，人际关系可以建立合作伙伴关系和忠实的客户。撰写商务信函时，您要从称呼开始就建立关系。不管您是发送商务邮政信件还是电子邮件，都有不同的可接受的方法来称呼读者。确保您保持专业的语气，并符合您与收件人的专业关系。
正式称呼
当您不认识收件人、头衔较低或在其他方面从属于收件人时，请使用正式的称呼。商业信函中的正式称呼是传统的并且被广泛接受。当您不确定如何称呼对方时，应使用它们。
- 未知的收件人： 当您向未知收件人写商业信函时，有两种传统上可接受的称呼。 敬启者 或者 亲爱的先生或女士 对任何想要的读者表示尊重。
- 已知收件人： 向您有名字的特定人发送信件时，您应以Dear开头并使用该人的姓氏。在可能的情况下，确定性别、婚姻状况和职称。使用标识符 先生., 小姐., 错过， 或者 太太。定义性别和婚姻状况。向医生求助时，请使用 博士。在姓氏之前。向教授讲话时，请使用 教授。标识符用于“亲爱的”和“姓氏”之间。例如， 亲爱的琼斯教授。如果此人有专业识别码，请不要使用性别识别码。
- 性别特征： 有时您知道此人的全名，但不确定此人是男性还是女性。语言差异，独特的拼写和性别不明确的名称可能会造成混乱。别猜了。如果不确定收件人的性别，请放弃性别标识符并使用全名。例如， 亲爱的简·琼斯.
如果可能，请尽可能多地了解此人，以使称呼变得尽可能风趣。这可能需要几分钟的额外工作，但通常会产生更好的响应。
使用半正式的称呼
如果您与接受者处于平等的关系或长期关系使您有资格变得更友好，则可以使用半正式的称呼。这与您发送给朋友进行生日聚会预订相同，但提供的语气与您在现实生活中与此人的交流方式相匹配。
- 组收件人： 如果使用邮件合并程序，则可以发送信件并根据每个人调整称呼。但是，有些时候，一封信被发送到整个小组而不是个性化的。在这种情况下，请集体识别组。例如， 尊敬的与会者, 亲爱的同事们 或者 亲爱的团队 是可以接受的。
- 男性或女性： 在不太正式的字母中，仍然使用“亲爱”，但使用人的名字。不需要标识符。再次，这应该是在您已经以收件人的名字为基础的情况下。例如， 亲爱的乔 如果您不亲自打给乔·琼斯先生，那还是可以的。
- 常见的数字问候： 电子邮件倾向于遵循更宽松的风格指南。再次确定使用非正式问候语的关系和适当性，例如 你好 或者 下午好。如有疑问，请保持传统一点，以免惹恼可能认为您的问候缺乏尊重的人。与业务中的所有内容一样，请了解与您进行交流的人以做出决定。
邮政信件和电子邮件信件均使用半正式称呼。电子邮件本质上不太正式，这些称呼在电子邮件中的使用比正式称呼更多。
考虑整个字母的音调
选择专业的称呼是一回事。问候语与信件的语气相匹配也同样重要。您可能对某人很友好，但是如果您概述了新合同的条款，这封信将是正式的。称呼需要与语气匹配，并且应该是传统的，例如 亲爱的史密斯先生.
选择一个感觉正确的称呼是不够的。商业信函是出于某种原因而构建的，从称呼到后记，它的每个部分都是有目的的。
对收件人的尽职调查
花时间找出一个人的姓名、职位和职业地位，在商务信函中大有帮助。它显示出尊重和敬业精神。致电公司与接待员或其他代表交谈，并询问应将有关主题的信件发送给谁。人们通常会很乐意为您提供必要的信息，尽管您可能会遇到把老板的销售函件过滤掉的网守的问题。
如果您无法通过电话获取信息，请访问互联网并查找公司目录。根据您的判断来决定该信应该寄给谁。即使发给错误的人，如果它不是以通用称呼和名字开头的，也更有可能被转发。
