在正常业务过程中，您的公司将需要使用各种信函来与客户，供应商，销售线索，员工和其他各种人进行沟通。尽管正式的商业信函在高度数字化的世界中似乎有些过时，但知道如何正确格式化和组合信函和适用的附件将确保您和您的公司被视为专业组织。
明确目的
撰写商务信函时，请明确说明您的目的，并将您的信息直接连接到您要附上的项目。您可能正在跟进有关公司信息的请求，向潜在客户介绍自己，或者向其提出商业建议。当收件人知道您为什么写作时，您发送给它们的附件会更有意义，并且可以通过信函中的信息进行查看。
机箱邀请持续参与
- 可消化信息： 随着电子邮件的出现，数字高速公路周围的通信量越来越大。普通工人每天会收到100到200封电子邮件，当然不能消化其中包含的所有信息。印刷的信件可以从数字收件箱中脱颖而出并吸引读者的注意力。邀请读者阅读附件以更充分地参与，以获取有关您公司的更多信息或响应您的建议。
- 反馈： 虽然信件是一种交流方式，但它们是片面的。您有机会传达您的信息，但是您没有收到正在写信的人的反馈。附件使您可以听到“对话”的另一面。他们要求通过寄回明信片，电子邮件或填写表格的方式进行答复，并让您了解收到的信息的程度。
机箱示例
对于可以随信附上的内容没有固定的规则。但是，请仅发送对您的目的至关重要的内容。不要给接收者增加太多的材料，以至于他们感到不知所措。你希望他们阅读材料，而不是丢弃它。外壳的例子包括：
- 手册–包含有关您的公司，产品或服务的信息的文档
- 法律文件–隐私权政策声明，发布表格
- 投标表 – 供应商为您的公司执行工作的应用程序
- 税务表格–您需要存档的W-9税务文件
格式化外壳的字母
正式的商务信函应使读者知道您随函附上了文件。最好按名称引用文档，如果需要回复，也要提及。例如，“请在12月31日之前完成随附的W-9表格并将其退回我们的办公室。”此外，在您的信件末尾，您签名下方的两行，包括以下符号之一：
- 外壳（2）
- 包括：产品手册（1），顾客评论（2）
- 工程师：W-9表格
过去，提及附件的标准语言包括“封闭，请找到……”这句话。然而，这个短语已经过时并且不再使用。毕竟，您已经告诉您的读者您正在附上文档，因此它们不需要去查找它们。简单地写：“我随函附上 _____”就足够了。
数字世界中的外壳
由于大量商务往来是通过Internet进行的，因此您的许多商务信函撰写都可能以电子邮件的形式进行。在这种情况下，您将以电子方式附加文档，并且可以更改措辞以反映更改。确保以适当的格式和合理的可下载大小保存文档文件。
发送前检查
确保在邮寄前将附件与信件一起插入。同样，如果发送电子邮件，请确保实际附加您的文档。尽管很容易犯这个错误，但在细节上稍作改动会损害您的专业形象，并给接收者留下您不注重细节的印象。
