大多数大型公司，甚至某些政府组织都将采购或采购部门作为日常运营的一部分。这些部门提供的服务是许多制造，零售，军事和其他工业组织的骨干。许多人，甚至有些为这些公司工作的人，都不知道采购部门的工作，其存在的原因或服务的目的。为了更好地了解采购部门的作用是什么，请考虑它执行的一些职能。
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采购部门负责以最佳价格采购原材料和其他资源。
采购原材料和其他资源
采购部门的职责之一是采购公司或政府机构生产或日常运营所需的所有必要材料。对于制造公司，这可能包括铁，钢，铝或塑料之类的原材料，但也可能包括工具，机械，送货卡车，甚至秘书和销售团队所需的办公用品。
在零售环境中，采购部门要确保货架上或仓库中始终有足够的产品，以使顾客满意并保持商店库存充足。
对于小型企业，将库存订购保持在合理水平尤为重要；将大量资本投入过多的库存中可能会导致存储问题，并导致其他支出（例如广告或研发）的资本短缺。采购部门还负责监督为公司提供正常运营所需物品的所有供应商。
争取最优惠的价格
采购部门还负责不断评估其是否正在以最佳价格接收这些材料，以使获利最大化。对于可能购买数量少于较大供应商的小型企业而言，这可能是一个挑战，因此可能无法获得相同类型的批量折扣。小型企业的采购部门需要货比三家，以最合理的价格为公司的特定规模订单找到最好的供应商。
采购部门的工作人员可能会与替代供应商进行沟通，就批量订单商定更好的价格，或者调查在日常活动中从替代来源购买更便宜的物料的可能性。
文书工作和会计
采购部门处理与采购和交付供应品和材料有关的所有文书工作。采购可确保及时从供应商处运送物料，生成并跟踪采购订单，并与接收部门和应付帐款部门协同工作，以确保承诺的交付已全部收到并按时付款。在小型企业中，这意味着要与会计部门紧密合作，以确保有足够的资金购买所购买的物品，并确保现金顺畅地流动并且所有付款均按时付款。
遵守业务协议
采购部门还必须确保遵守所有公司政策。例如，在一家小型企业中，各个员工可以与采购部门就诸如办公用品或计算机之类的采购需求进行沟通。进行采购之前，采购部门必须确保遵守有关采购和预算批准的适当协议，并且必须确保根据组织的总体采购政策来采购任何物品。
