采购负责采购过程。这意味着它可以确保商品、生产材料和设备的供应，从而使生产和销售过程能够顺利进行。为此，必须在正确的时间，正确的数量和正确的数量下采购货物。如果采购流程下降，则存在企业无法生产产品或货架上没有足够数量以满足客户需求的货架的风险。
什么是采购？
所有企业都需要特定的商品，材料和设备来制造产品，向客户提供要出售的商品或执行他们要出售的服务。必须有人确保这些货物在正确的时间以正确的数量购买到公司，以满足公司的要求。该角色属于采购部门。
角色本身是一个广泛的角色，涵盖了以下领域：市场分析，与供应商和生产商的谈判，运输，仓储选择，采购技术和订购时间，以确保尽可能经济高效地购买商品。具体功能包括：
- 确定商品，材料和服务的要求。
- 确定可靠的供应商。
- 价格谈判。
- 交货条件比较。
- 建立订单数量。
- 撰写招标书并授予供应合同。
- 与仓库协调交付与存储能力。
- 产品测试和质量控制。
- 管理预算和付款。
战略对比采购部的操作角色
由于采购部门的角色千差万别，我们倾向于将其划分为两个子职能： 战略采购 和 运营采购.
战略采购负责规划与采购密切相关的所有高级任务和决策。采购部门将以此职位为基础，根据公司的需求和目标确定总体采购方向，评估供应商并在整个供应链中建立长期关系。目的是在确保对企业造成最低风险的同时，尽可能经济地采购商品。这可能包括决定产品或组件是内部制造还是从外部供应商处购买。
运营采购，也称为战术采购，负责采购的行政方面。这是一个短期的交易角色，侧重于重复订购、接收库存和发票付款以及处理退货和投诉。有了运营帽子，采购部门将更关心保持生产线的运行，而不是了解供应商的能力或支持公司的长期需求。
现在您知道采购部门是什么，让我们看看它的一些关键角色和职能。
需求和供应商分析
战略采购的出发点是衡量企业当前的表现、资源的使用方式以及每个部门、团队或工作职能的采购成本。然后，采购部门将研究公司的发展轨迹，并提出一项计划，以帮助企业更好地开展业务和/或节省成本。
同时，采购部门将分析供应商的市场，看看公司是否在使用合适的供应商，以合适的价格点来满足其业务需求。团队可能会比较多个供应商，包括其他国家的供应商，以准备可能的供应商的候选清单。
授予供应商合同
每个企业都有自己的要求，但一般来说，在授予供应商合同之前，团队会查看每个供应商的成本、质量、声誉、可靠性、生产能力和交付时间表。在某些行业中，可能需要考虑技术能力。供应商无法满足这些要求中的任何一个都可能给公司造成重大损失，因此正确制定这些决策非常重要。在大型公司中，部门可能还会决定是否自行生产产品。
以合适的价格找到合适的商品可能是复杂且耗时的，并且采购部门可能会使用竞争性招标（招标）流程来选择供应商。这通常涉及“征求建议书”的问题，邀请感兴趣的供应商提交报价或投标，并解释他们如何满足选择标准。
该团队还可能要求提供财务报表、参考资料和信用报告，以便评估投标公司的健康状况。随着采购部门试图实现最佳单价，价格谈判可能会随之而来。这可能包括根据数量，基于公司需求的分层或分级定价进行谈判折扣。
供应商选择和关系
对于大公司来说，拥有多个供应商的情况并不少见，采购部门的一个重要角色就是管理和维护这些关系。与主要供应商的密切合作意味着您可以分享有关市场变化、新产品和技术或其他有助于您在竞争中保持领先地位的因素的知识。
例如，零售企业应该分享客户对现有产品的反馈，并利用这些知识来创新新的和改进的产品。
订购与库存控制
在运营层面，至关重要的是，恰好在客户走进门时，在仓库中存放正确数量的原材料或在货架上拥有正确数量的产品。产品用完意味着您会失去销售，客户可能会求助于竞争对手以获取他们需要的产品。积压意味着您可能需要支付更多的存储成本，并且在您有机会使用或销售产品之前，您将面临产品过时的风险。
通常，采购部门将有适当的系统，只要达到一定数量的库存就会触发库存订单。对于那些使用商品管理系统的人，最低库存和订购数量通常是预先定义的，并由软件自动订购。
这意味着库存充足的仓库是有保障的，采购部门可以专注于检查物品和发票的准确性，并与仓库团队协调交货日期。
合规和质量控制
质量控制是采购过程中必不可少的部分。采购部门需要不断检查供应商的质量，性能和可靠性，以确保他们不会沾沾自喜。对于其他国家的供应商，这可能包括监督工人的权利、报酬和工作条件。明确责任所在很重要。
人们常说“衡量的事情完成了”。采购部门的一项重要职责是分析和衡量绩效数据，以确保供应商按照公司的采购战略实现预期结果。例如，部门可能会测量：
- 按时交付的产品百分比。
- 使用的供应商数量以及他们提供多少产品。
- 供应商可用性。
- 交货时间。
- 产品不良率。
这些度量标准使采购部门能够评估供应商满足公司要求的程度，他们对紧急需求的响应程度，以及公司是否仅依靠一两个主要供应商，如果供应商流失，可能使公司处于脆弱状态摔碎。有了这些数据，采购部门就可以重新审视战略计划并根据需要进行调整。
